Có thể nói rằng chi phí vượt mức trong các dự án xây dựng đã trở thành một thực trạng chung của toàn ngành. Để biết cách giải quyết tình trạng vượt chi phí trong các dự án xây dựng, điều quan trọng là phải hiểu được gốc rễ của vấn đề. Hầu hết các trường hợp, dự án bị đội ngân sách là kết quả của việc phân tích hoặc lập kế hoạch không chính xác. Song song với việc lập kế hoạch tốt hơn, việc áp dụng công nghệ cũng có thể giúp giảm thiểu các vấn đề làm tăng chi phí, đảm bảo cho Chủ đầu tư có thể tối đa hóa hiệu quả và lợi nhuận.
Dưới đây, chúng tôi đề cập tới một số nguyên nhân chính gây nên tình trạng vượt ngân sách trong các dự án xây dựng và cung cấp một số giải pháp hữu giúp Chủ đầu tư kiểm soát chi phí dự án tốt hơn.
1. Dự toán không chính xác
Mặc dù nhiều bên liên quan của dự án rất háo hức để bắt đầu xây dựng dự án, nhưng nếu lịch trình và ngân sách không hợp lý, thì dự án sẽ có nguy cơ bị bội thực ngay từ ngày đầu tiên. Do tính chất cạnh tranh của quá trình đấu thầu, các ước tính có thể bị sai kỳ vọng về phạm vi công việc. Do đó, điều quan trọng đối với sự thành công của dự án là thực hiện thật cẩn thận, chính xác trong giai đoạn tiền xây dựng. Đây là cơ hội mà các kiến trúc sư, nhà thầu và chủ sở hữu có thể bày tỏ mối quan tâm của họ về ngân sách và thời gian của dự án. Nếu một trong các bên tỏ ra tính không thực tế về thời gian hoặc ngân sách, thì đây sẽ là một dấu hiệu đỏ ngay lập tức, báo rằng dự án đang có nguy cơ bị vượt ngân sách.
Mặc dù các dịch vụ tiền xây dựng và thiết kế có thể chiếm tới 15% ngân sách . Nhưng nếu quá trình này có thể xác định thành công các vấn đề tiềm ẩn trước khi quá trình xây dựng thực sự bắt đầu, 15% đó sẽ không là gì so với số tiền tiết kiệm được trong cả dự án.
2. Lỗi từ khâu thiết kế dự án
Mặt khác, ngay cả khi việc phân bổ thời gian và nguồn lực thích hợp để ước tính ngân sách và lịch trình chính xác trong giai đoạn lập kế hoạch trước xây dựng, nhưng nếu phần thiết kế bị lỗi, chủ đầu tư chắc chắn sẽ phải chịu chi phí vượt mức trong các dự án xây dựng. Đồng thời, nếu các tài liệu thiết kế không được chuẩn bị đầy đủ hoặc không sẽ dẫn đến việc các nhà thầu hoàn thành công việc không đạt tiêu chuẩn, có thể dẫn đến các cuộc chiến pháp lý.
May mắn thay, những bất đồng kiểu này hoàn toàn có thể tránh nếu như doanh nghiệp sử dụng phần mềm quản lý dự án xây dựng để giảm bớt tác động của các tài liệu thiết kế kém chất lượng hoặc thiết kế không hoàn chỉnh bằng cách ứng dụng chặt chẽ tính năng quản lý hồ sơ pháp lý, hồ sơ thiết kế , bản vẽ hoàn công công trình trên phần mềm Quản lý Dự án Đầu tư – IBOM.IM.
Quản lý hồ sơ pháp lý trên phần mềm IBOM.IM sẽ giúp cho việc chuẩn bị hồ sơ dự án, theo dõi và quản lý hồ sơ & bản vẽ thiết kế được đầy đủ tài liệu yêu cầu và tài liệu được dùng thống nhất, chính xác, cho mọi thành viên. Việc cập nhật thông tin hồ sơ dự án khi có sự thay đổi hay điều chỉnh luôn được thông báo, bám sát tình hình thực tế và do đó sẽ hạn chế sự sai sót, nhầm lẫn phải làm lại gây ra thường gây ra hậu quả vượt thời gian và vượt ngân sách cho dự án.
3. Không lập kế hoạch cho việc thay đổi đơn đặt hàng
Thay đổi đơn đặt hàng là một lý do rất phổ biến khác dẫn đến chi phí vượt quá ngân sách xây dựng. Lệnh thay đổi xảy ra khi chủ sở hữu hoặc nhà thầu nhận ra rằng thiết kế không đúng và cố gắng đưa ra các thông số kỹ thuật, bản sửa lỗi hoặc yêu cầu mới sau khi đã hoàn thành các mô hình và ngân sách ban đầu. Các yêu cầu bổ sung nói chung sẽ dẫn đến chi phí cao hơn, điều này rõ ràng sẽ phủ nhận ngân sách ban đầu của dự án.
Do đó, các điều khoản phát sinh, thay đổi cần được đưa ra điểu khoản giải quyết trong giai đoạn hợp đồng, khi Điều khoản đặt hàng thay đổi có thể được thêm vào để chỉ định các thủ tục và ngân sách cần thiết, nếu thay đổi xảy ra. Nếu vấn đề này không được giải quyết trước thời hạn, các nhà thầu có thể tăng tổng chi phí hợp đồng của họ lên trước để đề phòng những thay đổi hoặc tranh chấp có thể phát sinh nếu họ không lập kế hoạch đầy đủ cho việc vượt mức ngân sách.
4. Lỗi trong khâu quản trị dự án
Ngay cả với các thiết kế chắc chắn và không có thay đổi thì dự án của doanh nghiệp vẫn có thể bị vượt quá ngân sách nếu nhà quản lý dự án không bắt kịp thông tin tiến độ dự án. Khi những sai sót nhỏ xảy ra giữa các thành viên trong nhóm dự án, kết quả có thể rất nghiêm trọng. Hơn nữa, nếu đường dây liên lạc giữa các thành viên bị hạn chế, các vấn đề xảy ra đột xuất của dự án thậm chí có thể không được thành viên khác biết cho đến khi quá muộn. Nhiều nhà thầu và chủ sở hữu tin rằng giải pháp tốt nhất cho việc quản trị dự án kém là tăng quy mô của đội ngũ quản trị dự án. Theo logic, với nhiều người hơn trong công việc, các quản trị viên sẽ có thể tập trung cụ thể vào lĩnh vực của họ trong dự án. Tuy nhiên, đây có thể không phải là giải pháp tốt nhất về lâu dài vì việc tăng số lượng người trong ban quản trị có thể dẫn đến những thất bại trong cộng tác mà gần như chắc chắn sẽ dẫn đến chi phí vượt quá.
Thay vì thêm nhiều thành viên vào nhóm quản trị dự án, hãy trang bị cho họ những công cụ phù hợp. Phần mềm quản lý dự án đầu tư – IBOM.IM có thể giúp Chủ đầu tư và các thành viên trong dự án kết nối dữ liệu và trao đổi trực tuyến trong suốt quá trình thực hiện dự án:
- Cập nhật liên tục tất cả các hoạt động theo dữ liệu thời gian thực tế của dự án.
- Quản lý đầy đủ thông tin, thông số dự án. Giúp các thành viên có thể xem nhanh tổng quan tiến độ thực hiện dự án, tình trạng sử dụng nguồn lực.
- Tạo môi trường cộng tác và chia sẻ thông tin thuận tiện, dễ dàng.
5. Đánh giá và lựa chọn nhà thầu không chính xác
Giả sử rằng mọi thứ đã được ước tính chính xác, các kế hoạch dự án là hoàn hảo. Bên ngoài tất cả những điều đó, việc vượt mức ngân sách vẫn có khả năng xảy ra nếu nhóm thực hiện công việc không đạt đến một mức độ tiêu chuẩn nhất định. Các nhà thầu phụ kém và ít kinh nghiệm có thể gây ra những sai sót, chậm trễ và sai sót tốn kém vẫn xảy ra với những bản thiết kế và kế hoạch hoàn hảo nhất.
Do đó Chủ đầu tư và Ban quản lý dự án cần thực hiện công tác quản lý quá trình lựa chọn nhà thầu một cách sáng suốt và chính xác để lựa chọn ra các nhà thầu phụ có đủ điều kiện và năng lực hoạt động xây dựng, năng lực hành nghề xây dựng phù hợp với yêu cầu của dự án. Với việc áp dụng công nghệ để số hóa quá trình tổ chức lựa chọn nhà thầu và kết quả đấu thầu là một việc làm cần thiết vừa làm đơn giản hóa các thủ tục hành chính, đồng thời hạn chế sự tiếp xúc giữa chủ đầu tư, bên mời thầu và các nhà thầu. Từ đó cải thiện được tính công khai, minh bạch, hiệu quả trong việc đánh giá và lựa chọn nhà thầu.
Và phần mềm quản lý dự án đầu tư – IBOM.IM sẽ là công cụ trực tuyến hỗ trợ rất tốt trong công tác đánh giá và lựa chọn nhà thầu.IBOM.IM sẽ giúp cải thiện công việc hành chính trong công tác kiểm soát thông tin đấu thầu và lên được bảng đánh giá, so sánh, phân loại chi tiết các nhà thầu. Đây là thông tin quan trọng giúp Chủ đầu tư có thể lựa chọn được nhà thầu có điều kiện, khả năng tốt nhất để thực hiện dự án.
Dành thời gian để đánh giá các lý do khiến chi phí của Chủ đầu tư có khả năng bị vượt ngân sách và kết hợp các giải pháp phù hợp sẽ giúp Chủ đầu tư tăng cường khả năng thực hiện các dự án phức tạp với khả năng kiểm soát tốt hơn. Thông qua việc lập kế hoạch phù hợp và với sự hỗ trợ của phần mềm quản lý dự án đầu tư – IBOM.IM, Chủ đầu tư sẽ kiểm soát chi phí dự án hiệu quả và mang lại nhiều lợi nhuận hơn. Vui lòng ĐĂNG KÝ TƯ VẤN để tìm hiểu chi tiết về phần mềm IBOM.IM
